AjansTrafik Kimdir?     Neden AjansTrafik?

                  Neden Özel Yazılım Değil?

 Denetim (Audit) ve ISO                İş Akışı

                                    Apple / Mac OS Desteği

      AjansTrafik'ten Haberler

Hangi Departmanlar
AjansTrafik'ten faydalanabilir?

:) Yönetim
:) Koordinasyon
     (Trafik)
:) Muhasebe-
     Finans
:) Müşteri İlişkileri
:) Yaratıcı Grup

Fiyat teklifi istiyorum

Haber Duvarı

AjansTrafik'i artık
Yaratıcı Ekip de
kullanıyor.
Kendilerine verilen işleri
anında ekranlarında görüyorlar.
İş bittiğinde
Bitiş tarihini giriyorlar.
Böylece o iş,
Yapılacak İşler Listelerinden
çıkıyor.

Reklam Ajanslarında Doğup Büyüyen Yazılım

AjansTrafik genel amaçlı bir yazılımın yama ve eklerle ajanslara uyarlanmış bir sürümü değil, ülkemizin önde gelen ajanslarında doğmuş, onların istek ve yönlendirmeleri ile şekillenmiş, olgunlaşmış bir yazılımdır.

Kim?

AjansTrafik, bir reklam ajansındaki iş akışını, iş dosyasının açılmasından, faturanın kesilmesine kadar tüm işlem adımlarını izleyen bir tam otomasyon yazılımıdır.

Kimin için üretildi?

Büyük ölçekli reklam ajansları için üretilmiş ve bu ajanslardaki tüm süreçleri zamanlama ve maliyetlendirme açısından izlemek için tasarımlanmıştır. Ancak orta ve küçük ölçekli reklam ajansları da sınırlı versiyonları kullanabilmektedir.

Kısaca İşlevleri

AjansTrafik, iş dosyasının açılmasından başlayarak faturanın kesilmesi aşamasına kadar her adımı otomatize eder ve kullanıcıya sınırsız raporlama olanağı verir.

Zamanlama ve Maliyet olmak üzere iki ana bölümden oluşur.

Zamanlama modülü ile her bir işin hangi aşamada ve hangi sorumluda olduğu takip edilebilir. Bu durum olması gereken durum ile karşılaştırılarak işin planlananın gerisinde olup olmadığı izlenebilir.

Her iş için iş adımları tanımlanabilir ve iş açılırken işin standart olarak belirlenen adımları izlemesi sağlanabilir.

Maliyet modülü ile her iş dosyası için gelen faturalar izlenebilir. Taslak ve orijinal faturalar basılabilir. Sektörde kullanılan her tür faturanın basılması mümkündür. İş ile ilgili teknik bilgi girildikten sonra bu bilgiler kullanılarak yapımcılardan (3. parti) teklif istenebilir, gelen teklifler girilebilir, müşteriye alternatifli teklif hazırlanabilir.

Limit TimeSheet ile bütünleşik kullanıldığında, ayrıca, saat bazında harcama dağılımı izlenebilir.

Söz Uçar, AjansTrafik Kalır

"Neden AjansTrafik?" sorusuna, kısaca "Söz uçar, yazı kalır" deyişi ile yanıt verebiliriz. AjansTrafik iş süreçlerinin her adımının kayıt altına alınmasını sağlar. Ajans içi standardizasyona katkıda bulunur.

Örneğin matbaalardan gelen teklifler, müşteriye verilen teklifler, yapımcıların ürünü ne zaman teslim etmeleri gerektiği gibi tüm bilgiler yazıya geçirildiği için karışıklıklar ve anlaşmazlıklar önlenir.

İnsanlık Hali Hatalarını Engelleyen Kontroller

Her aşamada program kontrollerle kuşatıldığı için insan hataları en aza indirilir. Örneğin bir maliyetin gözden kaçarak müşteriye faturalanmaması AjansTrafik kullanılan bir ajansta olanaksız gibidir.

Bilgi Yönetimi

AjansTrafik girilen tüm bilgileri bir veri tabanında düzenli olarak tutar. Geriye doğru aranan bilgiye kolayca ulaşılır. Örneğin daha önce bir müşteriye yapılan bir iş tekrar yapılacağı zaman daha önce hangi koşullarla yapıldığı kolayca bulunur.

Bilgi bir kere girilerek gerektiği her yerde kullanılır. Örneğin basılı işler için teknik bilgiler girildikten sonra matbaadan teklif isterken istenen sayıda matbaa için otomatik olarak basılır. Müşteriye teklif hazırlanırken de yeniden bilgi girişine gerek kalmadan kullanılır.

Ajans yönetimi, sadece elemanları değil, bilgiyi de yönetebilmelidir. Bunun için de güçlü bir asistana gereksinim duyar. AjansTrafik, ajans yönetimi için güvenilir ve yetenekli bir yardımcıdır.

5 N 2 K (Ne, Nerede, Ne Zaman, Neden, Nasıl, Kaça, Kim?)

AjansTrafik girilen tüm bilgileri bir veri tabanında düzenli olarak tutar. Geriye doğru aranan bilgiye zaman harcamadan ulaşılır.

Örneğin daha önce bir müşteriye yapılan bir iş tekrar yapılacağı zaman daha önce hangi tekliflerin verildiği, yapılan işin özellikleri kolayca bulunur.

Denetim (Audit) ve ISO’da sağ kolunuz

AjansTrafik, Denetim (Audit) geçiren ve ISO almak isteyen ajanslarda büyük kolaylıklar sağlamaktadır.

Gerek ISO belgesi almak için, gerekse Audit (denetim) süreçlerinde istenen kriterlerin başında iş süreçlerinin tanımlanması ve iş akışını oluşturan iş adımlarının ajans içinde standart olması gelmektedir.

AjansTrafik iş adımlarının belli bir sırayı izlemesini, standart formların kullanılmasını, ilgili kişiler arasındaki iletişimin, e-posta yoluyla, otomatik olarak yapılmasını sağlar.

AjansTrafik’ten alınan veriler ve AjansTrafik ile sağlanan sistemli çalışma, çok sancılı olabilecek denetim sürecini ajansa saygınlık kazandıran bir sürece dönüştürmektedir.

Örneğin AjansTrafik’ten alınabilen Fatura-Yapımcı Faturası raporu ajansın kestiği faturalar ile ilişkili 3. partilerden gelen faturaları vermektedir.

AjansTrafik'te tutulan kütükler (loglar) Denetim kuruluşlarının istediği, kim, ne zaman, neyle ilgili olarak gibi ayrıntılı soruların yanıtlarını vermektedir.

Kişiye Bağımlı Sistem / Kendi Kendine İşleyen Sistem

Türkiye’de ajansların büyük bir bölümünde sistem değil kişiler ön plandadır. Bir iş ile ilgili gerekli tüm bilgiler ilgili kişinin ajandasında ya da hangisinin geçerli olduğu bilinmeyen Word ve Excel dosyalarının içinde saklıdır.

Global raporlar hazırlanması çok zahmetlidir, ya da olanaksızdır. Geriye dönük bilgilere gereksinim duyulduğunda çoğu zaman işin içinden çıkılamaz.

Çoğu ajansta, çalışanlar sadece işin belirlenen teslim tarihinde müşterinin elinde olması ile ilgilenirler. İşin önceden belirlenmiş iş adımları içinde yürümesi, iş adımlarının kayda geçirilmesi, gelecekte istenen bilgilere ulaşılabilmesi, yönetimin ajansı verimli bir şekilde yönetebilmek için gereksinim duyduğu raporlar, denetim (Audit) sürecinde  istenen örneğin kesilen fatura ile bağlantılı faturaların bulunabilmesi gibi çağdaş bir işletmede olması gereken kriterler göz önünde bulundurulmaz.

Ancak bu kriterleri göz önünde bulundurmayan bir ajans, saptanması mümkün olmayan kara delikler nedeniyle maddi, verimliliğin ölçülür olmaması nedeniyle zaman ve belki en önemlisi, ciddi prestij kayıplarına uğrayacaktır.

Rekabetin çok güçlü olduğu bu sektörde var olabilmek için ajanslar alt yapılarına da yatırım yapmalıdırlar. AjansTrafik'e yapılan yatırım, geri dönen ve kazandıran bir yatırımdır.

AjansTrafik sistemi kullanıldığında işler kişiye bağımlı olmaz, kurumsal olarak izlenir. Örneğin bir eleman işten ayrıldığında yerine gelen kişi daha önce müşteriye hangi teklifin verildiğini bilir. Bir önceki çalışanın kaldığı yerden devam edebilir. Yeni işe başlayan bir eleman dakikalar içinde ajans yöneticisinin istediği karmaşık bir raporu hazırlayabilir.

Ajanstaki tüm çalışanlar, kendileriyle ilgili bilgilere kolayca ulaşırlar. Yetkileri dışındaki bilgilere ise ulaşamazlar.

Tüm işlemler kayıt altına alındığı için kara delikler oluşmaz.

İstendiğinde geriye dönülerek aranan bilgilere erişilebilir.

Güvenlik

AjansTrafik, her kullanıcı ve kullanıcı grubunun hangi Müşteri bilgilerine ulaşabileceğini ve hangi işlevleri menüde görebileceğini belirlenmesine izin veren ayrıntılı yetkilendirme özelliğine sahiptir.

Kişiler ya da gruplar sadece sistem yöneticisi tarafından yetkilendirildikleri müşteri ve işlevlere ulaşabilirler.

Önemli bazı işlemlerin kütüğe (log) yazılması bilgi güvenliği sağlar.

Ajans için önemli olan işlemlerin, kim tarafından, ne zaman girildiği ya da değiştirildiği tutulur.

Sorun Henüz Çıkmadan Ortadan Kaldırılmalıdır

Belli bir çalışma ve kayıt düzeni kurmayan ajanslar, gerek sürekli ilişkide oldukları yapımcılar (3. parti) ve müşterileriyle; gerekse ajans çalışanları ile sistemsizlikten kaynaklanan çeşitli sorunlar yaşamaktadırlar.

AjansTrafik ile, Matbaalardan gelen teklifler, müşteriye verilen teklifler, yapımcıların ürünü ne zaman teslim etmeleri gerektiği gibi tüm bilgiler yazıya geçirildiği için anlaşmazlıklar önlenir.

Yapımcıdan gelen faturalarla AjansTrafik değerlerini karşılaştırarak fazla ödeme söz konusu ise ajansı uyarır, istenirse aradaki fark için iade faturası kesilir.

AjansTrafik, kullanıcının karşısına seçilen yapımcı ile ilgili faturası beklenen işleri getirir. Yapımcıdan gelen faturadaki kalemlerle bu işlemler eşleştirilir. Değerler doğru ise iş ile gelen fatura ilişkilendirilir. Gelen faturada AjansTrafik’te görünmeyen fazla kalemler varsa ya yapımcı yanlış fatura kesmiştir, ya da ajans bazı kalemleri sisteme girmemiştir.

Bu şekilde çapraz kontrol ile gözden kaçma olasılığı minimuma indirilir. Yapımcıdan faturası gelen işlerin müşteriye faturalanmamasından doğan zararlar ortadan kaldırılır.

Faturalarda olabilecek, eksik ya da tekrarlı faturalama gibi yanlışlar engellenir.

Benim Ajansım Özel,
Yazılımım da Ajansıma Özel Olmalı

Bir ajansın kendisine özel bir yazılım yazdırmak için;
   maliyeti tek başına yüklenmeyi;
bunun yanı sıra oldukça eziyetli bir
   analiz, yazılımın oluşması, hatadan arındırma sürecini ve
   elinde yarım bir yazılımla ortada kalma riskini göze alması gerekir.

Bugün Yükle Yarın Kullan

Bir çok reklam ajansında yıllardır kullanılmakta olan bir yazılımın paket olarak alınması ajans için büyük zaman, maliyet ve emek tasarrufu sağlar.

AjansTrafik yüklendiği anda kullanılmaya başlanır. Eğitimlerin tamamlanması, ajans işleyişinin programa uyarlanması, kullanıcıların yeni sisteme ve bir çok durumda sistemli çalışmaya uyum sağlaması ajansa göre değişen süreler gerektirse de, bu süreç, her durumda, özel yazım ile karşılaştırılamayacak kadar kısadır.

Buna karşılık hiçbir ajans, doğal olarak, kendisini hazır kalıpların içine sığmaya zorlamak istemez.

Ajansa Özel ve Ajanslar Üstü

AjansTrafik, her ajans için farklı çalışabilecek şekilde son derece esnek tasarımlanmıştır.

Yazılımın işleyişi açısından, birden fazla seçeneğin olduğu her alanda Ajans ve Kullanıcı bazında seçenekler sunulmuştur. Kullanıcı, ajans içi ya da müşteri tarafından istenen raporları, istenen sütunları içerecek şekilde tasarımlayabilmektedir. Bunun ötesinde, AjansTrafik sürekli desteklenen bir yazılım olduğu için Satış Sonrası Destek Anlaşması ve özel anlaşmalar çerçevesinde ajanslardan gelen istekler karşılanmaktadır.

Dolayısıyla AjansTrafik, hem paket yazılımın, hem de ajansa özel yazılımın avantajlarını bünyesinde barındırmaktadır.

AjansTrafik Yazılımını Kimler Kullanır?

AjansTrafik, bir 'Tam Otomasyon' yazılımıdır. Ajansta tüm çalışanlar çeşitli boyutlarda AjansTrafik ile ilgilidir.

Departmanlar Arası Koordinasyon ve Ajans içi Standardizasyon

AjansTrafik, aynı zamanda departmanlar arası koordinasyonu sağlar. Örneğin müşteri temsilcisi iş açtığında trafik ya da koordinasyon sorumluları bundan haberdar olur. Muhasebe taslak faturası kesilmiş kalemleri görür ve bunların orijinal faturasını keser. Yönetim ise ajansta olan biten her şeyi izleyebilir.

Yönetim :) AjansTrafik, ajans yöneticilerine ajans ile ilgili gereksinim duydukları tüm global ve ayrıntılı raporları sağlar.

Yönetim AjansTrafik ile ajansta olup biten her şeyden zamanında haberdar olabilir.

:) Müşteri Temsilcileri  İş dosyası açarlar ve revizyon girerler. İş dosyası ve brief (İş Tanımı) basarlar. Bu bilgiler ilgililere otomatik olarak postalanır.

Müşteri Temsilcilerinin daha geniş yetkilere sahip oldukları ajanslarda, sorumlulara iş atama, trafik işlem girişi, maliyetlendirme, teklif hazırlama gibi işlevleri de kullanabilirler.

:) Koordinasyon/Trafik  İş akışı ile ilgili tüm işlemleri AjansTrafik’i kullanarak takip edebilirler.

Zamanlama modülü ile hangi işin kimin üstünde olduğunu, varsa gecikmeleri görebilir, Sorumlu Raporları, Durum (Statüs) Raporu gibi raporları alabilirler.

Maliyet modülü ile iş dosyası ile ilgili tüm hareketleri izleyebilir, komisyon, indirim gibi bilgileri girebilirler.

Ajans yönetiminin beklediği raporları saniyeler içinde hazırlayabilirler.

Basılı işlerde, MT tarafından müşteriden alınan bilgiler, Trafik sorumlusu tarafından teknik bilgiler girilerek Basılı İş Teknik Formu oluşturulur. Bu bilgiler kullanılarak seçilen yapımcılar için (3. parti) Teklif İsteme Formu basılır, ya da e-postalanır. Gelen teklifler içinden seçilenler kullanılarak Müşteri Teklifi alternatifli olarak hazırlanır.

 

:) Creative  Müşteri temsilcileri ya da Koordinasyon tarafından kendilerine atanan işleri anında ekranlarında görürler. İş bittiğinde bitiş zamanını girerek işi kapatırlar.

:) Muhasebe Muhasebe taslak faturası kesilmiş kalemleri görür ve bunların orijinal faturasını keser.

Yapımcılardan (3. parti) gelen faturalar takip edilir ve kesilen fatura ile ilişkilendirilir. Eğer gelen fatura ile AjansTrafik değerleri birbirini tutmuyorsa sorunun nedeni araştırılır. Gelen faturada hata varsa İade Faturası AjansTrafik kullanılarak otomatik olarak kesilir. Eğer gelen faturada yer alan bir kalemin  maliyetlendirilmesi gözden kaçmış ise bu kaçak yakalanır ve ajans zarara girmekten kurtulur.

AjansTrafik, sektöre özel bir yazılım olduğu için ticari paketlerden alınması zor olan, ya da mümkün olmayan çok çeşitli raporları hazırlayarak muhasebenin yükünü büyük ölçüde hafifletir. Özellikle Audit (denetim) geçiren ajanslarda AjansTrafik'te tutulan bilgiler çok yararlı olmaktadır.

AjansTrafik, sektörde kullanılan ve sektöre özel tüm fatura çeşitlerini proforma ya da orijinal olarak basabilir. Faturalama aşamasında olabilecek, eksik ya da tekrarlı faturalama gibi yanlışlar engellenir.

Ayrıca Entegrasyon modülü ile birlikte kullanılması durumunda muhasebe yazılımına (Logo, Likom Presto, Netsis, Axapta) bilgi aktarabilir.

İş akışı ajanstan ajansa farklılıklar göstermektedir. Bununla birlikte temel yapı genel olarak aynıdır. AjansTrafik, ajansta işlerin belli bir akış içinde gitmesini sağlar.

• Müşteri temsilcileri, müşteriden aldıkları bilgiler doğrultusunda İş Dosyalarını açarlar. Gerektiğinde Revizyonları girerler.
  
• Basılı işlerde Basılı İş Sorumlusu teknik detayları girer.
  
• AjansTrafik tarafından istenen sayıda hazırlanan Teklif İsteme Formu ile Yapımcılardan (3. parti) teklif istenir. (Teklif isteme formu basılıp fakslanabileceği gibi maille de gönderilebilir).
  
• Gelen teklifler sisteme girilir.
  
• Müşteri temsilcisi Sabit maliyetleri (örneğin tasarım) girer.
  

• Yapımcılardan gelen tekliflerden seçilenlere sabit maliyetler eklenerek istenen sayıda alternatifli (farklı sayılar ve farklı teknik özellikler için) tekliflerin bulunduğu Müşteri Teklif Formu hazırlanır. Müşteriye gönderilir.
  
• Hangi alternatifin müşteri tarafından onaylandığı Müşteri Temsilcisi tarafından belirtilir.
  
• AjansTrafik tarafından otomatik olarak hazırlanan Matbaa Sipariş Formu, basılı iş sorumlusu tarafından basılarak faks ile ya da e-posta ile yapımcıya gönderilir.
  
• Sipariş Maliyet Aktarımı düğmesi kullanılarak İş dosyasının altına maliyet olarak işlenir.
  
• Taslak Fatura ve Orijinal Fatura basılır.
  
• Entegrasyon kullanılıyorsa kesilen faturalar muhasebe yazılımına otomatik olarak aktarılır.

Ajanslarda, genellikle, grafik departmanlarında Mac OS, diğer departmanlarda MS Windows sistemler kullanılmaktadır.

AjansTrafik, bu duruma uygun olarak; bir MS Windows sistemli sunucu (server) bilgisayara her iki sistemden kullanıcıların bağlanmasını desteklemektedir.

Sunucu bilgisayarın Mac OS olması, ya da tek kullanıcılı olarak Mac OS bilgisayar kullanılması da mümkündür, ancak raporların ve bazı çıktıların Excel'e aktarılmasını sağlayan MPEx modülü Mac OS sürümlerinde desteklenmemektedir.

Ürünlerimizin Apple bilgisayarlarda kullanılabilmesi için sistem sürümünün Mac OS X olması gerekmektedir.

Web desteği kullanan ajanslarımızda Benim İşlerim modülü Web üzerinden de kullanılabilmekte, böylece hangi sistemin kullanıldığı önemini kaybetmektedir.

Aynı durum TimeSheet bilgi girişi için de geçerlidir.

Başa Dön
Ana Sayfa   Limit Hakkında   Destek   ÖDEP   AjansTrafik   MedPlan   TimeSheet   Referanslar

Limit Bilgisayar ve Danışmanlık Ltd. Şti.
Tel: 90-0216-418 20 99 (pbx)
limit@limitbilgisayar.com.tr